Das Ziel der meisten Kunden ist die Umsetzung eines integrierten und automatisierten Record-to-Report Prozesses, was insbesondere eine automatisierte Datenübertragung aus den operativen Systemen der Finanzbuchhaltung bzw. des Controllings in das Konsolidierungssystem voraussetzt. Hierdurch ist es möglich, aktuell ineffiziente und lange andauernde manuelle Tätigkeiten zu ersetzen durch einen automatisierten Prozess und die freiwerdenden Zeiten für wertschöpfende Analysen zu nutzen.

Die Umsetzung einer automatisierten Datenübertragung bedeutet jedoch im Umkehrschluss,

• dass alle Kontierungen, die im Konsolidierungssystem zumeist obligatorisch erwartet werden,
• sowie spezielle, konzernbedingte Ausweise und Bewertungen von Bilanz und GuV Konten

bereits in den Vorsystemen, d.h. direkt an der Quelle, „vorbereitet“ werden müssen; SAP nennt diesen Bereich im Customizing Leitfaden deshalb auch „Konsolidierungsvorbereitungen“.

Üblicherweise sprechen wir hier von folgenden Kontierungen:

• Bewegungsart (zur Darstellung von Spiegelinformation und zur detaillierten Abbildung der Kapitalflussrechnung),
• Partnergesellschaft (zur Darstellung der Intercompany Informationen, die im Konsolidierungssystem für eine automatische IC Eliminierung benötigt werden,
• Funktionsbereich (zur parallelen Abbildung der GuV nach dem Umsatzkostenverfahren)

Hinzu kommen noch weitere Konzern-Anforderungen hinsichtlich des Ausweises und der Bewertung von Bilanz und GuV Konten:

• Ausweis der Fristigkeiten (nach IFRS wird eine klare Unterteilung der Aktiva und Passiva nach kurz- und langfristigen Vermögensgegenständen und Schulden gefordert)
• Durchführung von Bewertungen (Fremdwährungsbewertung der Forderungen/ Verbindlichkeiten sowie Bank/ Cash Bestände; Verzinsung von bestimmte Forderungen/ Verbindlichkeiten)

Fokus SAP S/4HANA for Group Reporting:

Der aktuelle größte Vorteil der Nutzung von SAP S/4HANA for Group Reporting liegt darin, dass die Meldedaten der gesellschaften integrativ von SAP FI nach Group Reporting übernommen werden.

Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass alle o.a. Punkte in SAO FI umgesetzt sein müssen; ansonsten bestünde die Notwendigkeit, die nicht umfänglichen Mededaten nachgelagert mit den fehlenden Kontierungen anzureichern (wenn z.B, die Bewegungsarten fehlen, müssten die aus der ACDOCA nach ACDOCU überführten Daten mittels manueller Erfassung in GRDC um die Bewegungsarten ergänzt werden). Hier mit würde Group Reporting jedoch des Hauptvorteils "beraubt"werden.

SAP bietet im Standard die Möglichkeit, alle IC Konten mit der Partnergesellschaftsnummer zu verbuchen.

• Zunächst werden alle (Partner-)Gesellschaftsnummern im Hauptbuch angelegt.
• Im Anschluss werden die Partnergesellschaftsnummern den entsprechenden Debitoren/ Kreditoren und ggfs. Sachkonten zugeordnet.
• Für die Gegenbuchung insbesondere auf GuV Konten ist zu beachten, dass das Feld „Partnergesellschaft“ nicht noch einmal erfasst wird, sondern im Rahmen der Buchung technisch aus dem Debitor/ Kreditor oder Sachkonto vererbt wird; hierzu ist es wichtig, die Belegarten für diese Geschäftsvorfälle korrekt auszusteuern.

Im Standard wird das Umsatzkostenverfahren in SAP mittels des Felds"Funktionsbereich" umgesetzt; hierbei werden - sehr vereinfacht beschrieben - die CO Kontierungen dem Funktionsbereich zugeordnet. Sobald z.B. eine Buchung auf die Kostenstelle "Vertrieb" erfolgt, wird der Datensatz parallel auf dem Funktionebereich "Vertrieb" kontiert. Gerade im Bereich der Umsatzkosten können jedoch komplexere Prozesse dazu führen, dass auch hier Substitutionen definert werden müssen, um die Ableitung des Funktionsbereichs mehrdimensional durchzuführen.

Auch wenn die o.a. Ausführungen zunächst einfach erscheinen, ist in einem solchen Projekt geboten, die finanziellen wie auch logistischen Prozesse des Unternehmens genau zu dokumentieren und die einzelnen Buchungen dahingehend zu analysieren, welche Funktionsbereiche erwünscht sind.

Neben dieser Standard-Umsetzung des Umsatzkostenverfahrens in SAP existieren noch weitere technische Möglichkeiten:

- Umsetzung in der profit-Center Rechnung mit Hilfe von Allokationen, Distributionen und Leistungsverrechnungen

- gerade bei Nutzung von S/$4HANA besteht erstmals die Möglichkeit, die buchhalterische Ergebnisrechnung (CO-PA) auch in FI) korrekt buchen zu lassen.